Vaga: Assistente Administrativo e Logístico (m/f)

Organização: Ipas Moçambique
Referência da Vaga: R1138
Localização: Cabo Delgado, Moçambique
Área: Administração e Logística

Sobre a Ipas Moçambique

A Ipas Moçambique é uma organização não-governamental e sem fins lucrativos que opera em Moçambique desde 2018, com sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia e Niassa.

A organização desenvolve, em parceria com o Ministério da Saúde, actividades relacionadas com a promoção e melhoria dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, incluindo serviços compreensivos de aborto seguro, contracepção e prevenção e resposta à Violência Baseada no Género (VBG).

Neste âmbito, o Ipas Moçambique pretende recrutar um(a) Assistente Administrativo e Logístico para trabalhar na província de Cabo Delgado.

Contexto da Função

O(a) profissional será responsável por prestar apoio administrativo e logístico às operações do escritório, incluindo transporte seguro de colaboradores e visitantes, processamento e organização de documentos e facturas, coordenação de reuniões e eventos, gestão de equipamentos, frota e serviços gerais.

O(a) Assistente Administrativo e Logístico estará baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Cabo Delgado e trabalhará sob supervisão do(a) Líder de Equipa Provincial.

Principais Responsabilidades

1. Secretariado e Administração

• Criar, receber, classificar, documentar, distribuir, arquivar e expedir correspondência, de acordo com os procedimentos estabelecidos;
• Atender utilizadores, fornecedores e outros intervenientes, assegurando o devido acompanhamento;
• Apoiar na programação, organização, realização e documentação de eventos e reuniões de trabalho;
• Elaborar e organizar relatórios, sínteses, actas e outros documentos administrativos.

2. Logística e Procurement

• Acompanhar todo o processo de aquisição de materiais e bens, desde o levantamento das necessidades e requisição até ao recebimento;
• Verificar se os materiais recebidos estão de acordo com as especificações e providenciar a devolução dos materiais que não estejam em conformidade;
• Controlar o stock de equipamentos e bens de consumo, incluindo distribuição e reposição;
• Supervisionar a execução de serviços gerais, incluindo água, energia, comunicações, limpeza, transporte e segurança;
• Apoiar a gestão da frota, incluindo o registo de serviços de táxi e controlo de combustível;
• Apoiar na gestão de contratos com fornecedores de bens e serviços.

3. Apoio à Contabilidade e Finanças

• Apoiar no pagamento das obrigações fiscais relacionadas com os escritórios;
• Apoiar na gestão diária das requisições, utilização e encerramento do Petty Cash;
• Operar o sistema M-Pesa e apoiar o processo de reconciliação da conta M-Pesa;
• Fornecer esclarecimentos e documentação necessários durante os processos de reconciliação;
• Organizar processos contabilísticos e submetê-los para pagamento.

4. Transporte e Condução

• Transportar trabalhadores e visitantes da organização, garantindo a sua segurança;
• Manter o veículo limpo e em boas condições de conservação;
• Realizar pequenos trabalhos de manutenção preventiva do veículo;
• Registar todas as viagens no diário de bordo;
• Cumprir as orientações e procedimentos estabelecidos para a manutenção do veículo;
• Cumprir rigorosamente as regras de trânsito e os procedimentos internos de segurança;
• Realizar viagens de longa distância sempre que necessário.

Requisitos e Qualificações

Os candidatos devem possuir:

• Nível médio em Administração ou áreas afins;
• Carta de condução profissional válida;
• Pelo menos 2 anos de experiência profissional em assistência administrativa, gestão de materiais e património, contabilidade e finanças, gestão de transporte e condução profissional;
• Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office, nomeadamente Word, Excel e PowerPoint;
• Capacidade de organização e elaboração de relatórios, sínteses e actas de reuniões;
• Fluência em Português, falado e escrito;
• Conhecimentos básicos de Inglês constituem uma vantagem;
• Boas capacidades de relacionamento interpessoal;
• Sensibilidade e capacidade para trabalhar em ambientes multiculturais;
• Conhecimentos básicos de manutenção de veículos;
• Conhecimento das regras de condução e capacidade para realizar viagens longas;
• Disponibilidade para realizar viagens frequentes aos distritos.

Será uma vantagem ser residente na província de Cabo Delgado.

Compromisso com a Igualdade

A Ipas está fortemente comprometida em proporcionar um ambiente de trabalho livre de todas as formas de assédio, discriminação e desigualdade.

A organização promove práticas de recrutamento, contratação, formação, promoção e remuneração baseadas no mérito e sem discriminação, de acordo com a legislação aplicável e as políticas da organização.

Como Candidatar-se

Os candidatos interessados devem consultar o anúncio oficial e seguir as instruções disponibilizadas pelo Ipas Moçambique para submeter a candidatura.

Referência da vaga: R1138

Local de trabalho: Cabo Delgado, Moçambique