- Gerir e manter actualizada a agenda, assegurando a organização e preparação para reuniões, visitas, compromissos internos e externos;
- Receber, registar e encaminhar documentos e correspondência oficial, garantindo o seu correcto tratamento e arquivamento;
- Preparar e acompanhar reuniões internas e externas, incluindo a redação e distribuição de actas;
- Organizar e manter o arquivo físico e digital do gabinete da gestão da agência, respeitando os requisitos de confidencialidade e segurança documental;
- Atender chamadas telefónicas com profissionalismo, encaminhando solicitações conforme a estrutura organizacional;
- Coordenar o planeamento e organização de viagens, deslocações e reservas relacionadas às actividades da agência;
- Assegurar uma comunicação clara e eficaz com os diversos sectores da agência, demonstrando elevado nível de discrição, comprometimento com prazos e orientação para resultados.
Requisitos
- Nível Técnico Médio profissional em Gestão, Administração ou uma área relevante para o exercício da função;
- Experiência mínima de 5 anos;
- Entre 25 – 45 anos;
- Domínio de língua portuguesa e conhecimentos da língua inglesa;
- Capacidade de desempenhar funções da área administrativa e/ou secretariado;
- Formação na área de secretariado executivo, protocolo ou em uma área relevante constituirá vantagem;
- Proficiência em informática na óptica do utilizador;
- Capacidade de cumprir com os mais elevados padrões de ética, com respeito pela privacidade e confidencialidade.
