Assistente Administrativo(a) / Rececionista

Visão Geral da Função

O/A Assistente Administrativo(a) / Rececionista presta serviços administrativos e de escritório diariamente, apoiando as operações do escritório nacional. Atua como o primeiro ponto de contacto para visitantes e partes interessadas externas, recebe e encaminha visitantes, gere chamadas recebidas e apoia os procedimentos de acesso de visitantes.

Presta apoio na preparação de escritórios e salas de conferências, organização de viagens e operações de correspondência. Facilita as tarefas rotineiras de manutenção do escritório, mantém os equipamentos e materiais de escritório e apoia o funcionamento e a manutenção eficaz das instalações. Apoia e cumpre os procedimentos relacionados com o funcionamento das instalações e equipamentos, de modo a garantir o cumprimento dos códigos de construção e segurança.

Principais Responsabilidades

• Gerir a receção/balcão de atendimento e atuar como primeiro ponto de contacto para visitantes e partes interessadas externas;
• Receber e encaminhar os visitantes e informar o membro da equipa responsável sobre a sua chegada;
• Atender, filtrar e encaminhar chamadas telefónicas recebidas;
• Fornecer informações gerais e orientações aos visitantes;
• Garantir que a área da receção se mantenha profissional e bem organizada;
• Coordenar com as áreas de Administração, Instalações e Segurança questões relacionadas com o acesso de visitantes, entregas e outros assuntos da receção;
• Executar tarefas administrativas gerais e rotineiras;
• Apoiar na obtenção de cotações, preenchimento da documentação de aquisição e manutenção dos arquivos de compras, de acordo com os requisitos da organização;
• Controlar o inventário de materiais de escritório e apoiar compras rotineiras de bens e serviços de baixo valor, sob orientação da equipa administrativa sénior;
• Prestar apoio administrativo em viagens e reuniões, incluindo assistência na reserva de hotéis e organização de transporte, através da coordenação das autorizações de viagem (TA) e acompanhamento necessário para garantir a conclusão e apresentação atempada dos relatórios de despesas de viagem dos funcionários;
• Apoiar o agendamento das salas de conferência e a coordenação de alimentação, bebidas e logística das reuniões;
• Apoiar a preparação dos espaços do escritório e as operações de correspondência;
• Facilitar as tarefas rotineiras de manutenção do escritório, manter os equipamentos e materiais de escritório e supervisionar a conservação dos registos físicos de acordo com as políticas da FHI 360 e as normas locais;
• Fornecer materiais de escritório aos funcionários, realizar introdução de dados, rever documentos e compilar relatórios especiais;
• Receber e distribuir a correspondência recebida e coordenar a correspondência enviada, incluindo serviços de estafeta/courier;
• Executar outras tarefas atribuídas pelo Responsável Administrativo Sénior ou por outro supervisor designado no país.

Conhecimentos e Competências Aplicadas

• Conhecimento básico dos requisitos de documentação relacionados com transações de compras;
• Demonstra compreensão geral da área de especialização, dos procedimentos, métodos e práticas do programa;
• Utiliza sistemas, funções e/ou procedimentos estabelecidos de arquivo e gestão de dados que exigem conhecimento do programa;
• Analisa dados e informações quanto à sua integridade e exatidão, utilizando orientações padrão, e executa tarefas com atenção aos detalhes;
• Compreensão dos softwares utilizados para executar as funções diárias. Utiliza programas de escritório, sistemas de informação e equipamentos de escritório para aceder, inserir e verificar informações padrão;
• Comunica informações de forma clara aos funcionários, clientes e/ou público sobre serviços, processos e procedimentos, utilizando orientações estabelecidas;
• Capacidade de utilizar terminologia específica do programa.

Competências Essenciais

• Demonstra compreensão básica da área de especialização, dos procedimentos, métodos e práticas do programa, incluindo conhecimento das responsabilidades do programa e dos funcionários;
• Capacidade de estabelecer prioridades e cumprir prazos;
• Sensibilidade e eficácia comprovadas em ambientes diversificados e multiculturais.

Resolução de Problemas e Impacto

• Identifica e reconhece problemas que possuem precedentes estabelecidos e impacto limitado;
• Deteta erros de forma fácil e rápida dentro da unidade de trabalho imediata, resultando em pequenas interrupções ou despesas para a sua correção.

Supervisão Recebida e Exercida

• Não possui responsabilidades de supervisão;
• Trabalha sob supervisão próxima, seguindo instruções detalhadas e com acompanhamento frequente do desempenho;
• Normalmente reporta ao Responsável Administrativo Sénior.

Formação e Experiência Exigidas

• Diploma do Ensino Secundário ou equivalente internacional;
• 3 anos de experiência em funções administrativas e de apoio de escritório.

Qualificações

• Boa capacidade de comunicação, postura profissional e capacidade de comunicar de forma clara e positiva com clientes e funcionários.

Exigências Físicas Típicas

• Ambiente típico de escritório;
• Capacidade de passar longos períodos a trabalhar diante de ecrãs de computador e realizar tarefas repetitivas utilizando o teclado;
• Capacidade de permanecer sentado ou em pé durante períodos prolongados;
• Capacidade de levantar/mover objetos de até 10 libras (aproximadamente 4,5 kg).

Tecnologia a Utilizar

• Computador pessoal/portátil;
• Aplicações Microsoft, incluindo Office 365, SharePoint e Skype/Zoom/Teams;
• Telemóvel/tecnologia móvel;
• Equipamentos padrão de escritório.

Requisitos de Viagem

• Menos de 10%.

Faixa Salarial

A faixa salarial anual básica prevista para esta função é de USD 17.000 a USD 21.000.

Ao determinar o valor da oferta salarial, a FHI 360 considera vários fatores, incluindo, entre outros:

• Anos de experiência relevantes;
• Formação académica do candidato;
• Equidade salarial interna;
• Remuneração praticada no mercado;
• Orçamento disponível.

Para candidatos internos, a definição salarial também seguirá as atuais orientações da FHI 360 relativas a aumentos salariais por promoção.

Data limite para candidatura: 8 de outubro de 2026.

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