Vaga para Assistente Administrativo / Recepcionista (m/f): Salário: 17,000 – 21,000 USD/Ano

A FHI 360 é uma organização internacional de desenvolvimento humano que trabalha em diferentes países para melhorar a saúde e o bem-estar das populações, fortalecer sistemas e instituições e implementar soluções sustentáveis. A organização atua em áreas como saúde pública, desenvolvimento social, educação, gestão de programas, fortalecimento institucional e resposta a desafios de desenvolvimento, trabalhando em parceria com governos, comunidades, organizações locais e outros parceiros de desenvolvimento.

Descrição da vaga

A FHI 360 está a recrutar um(a) Assistente Administrativo(a) / Rececionista para prestar apoio diário às operações administrativas e ao funcionamento do escritório.

O profissional será o primeiro ponto de contacto para visitantes e partes interessadas externas, sendo responsável pelo atendimento na receção, gestão de chamadas telefónicas, controlo de acesso de visitantes e apoio às atividades administrativas, reuniões, viagens, correspondência, manutenção do escritório, equipamentos e materiais.

Principais responsabilidades

• Gerir a receção e atuar como primeiro ponto de contacto para visitantes e partes interessadas;
• Receber e encaminhar visitantes, informando os funcionários responsáveis sobre a sua chegada;
• Atender, filtrar e encaminhar chamadas telefónicas;
• Prestar informações e orientações gerais aos visitantes;
• Garantir que a área de receção esteja organizada e apresente uma imagem profissional;
• Coordenar com as áreas de Administração, Instalações e Segurança questões relacionadas com acesso de visitantes, entregas e outras atividades da receção;
• Executar tarefas administrativas gerais e rotineiras;
• Apoiar na obtenção de cotações, preparação de documentação de compras e organização dos respetivos processos;
• Controlar o inventário de materiais de escritório e apoiar compras de bens e serviços de baixo valor;
• Prestar apoio administrativo na organização de viagens e reuniões;
• Apoiar reservas de hotéis e organização de transportes;
• Coordenar autorizações de viagem (Travel Authorization – TA) e acompanhar a entrega das prestações de contas de despesas de viagem;
• Apoiar o agendamento de salas de conferência;
• Coordenar alimentação, bebidas e outros aspetos logísticos de reuniões;
• Apoiar a preparação das salas e instalações do escritório;
• Apoiar as operações de correio e correspondência;
• Facilitar tarefas de manutenção rotineira do escritório;
• Controlar e manter equipamentos e materiais de escritório;
• Assegurar a conservação de documentos físicos de acordo com as políticas da FHI 360 e da legislação/políticas locais;
• Distribuir materiais de escritório aos funcionários;
• Realizar introdução de dados (data entry);
• Rever e corrigir documentos;
• Preparar e compilar relatórios específicos;
• Receber e distribuir correspondência recebida;
• Coordenar o envio de correspondência, incluindo serviços de courier;
• Executar outras tarefas atribuídas pelo Senior Administrative Officer ou outro supervisor designado.

Conhecimentos e competências

O candidato deverá possuir:

• Conhecimentos básicos sobre requisitos de documentação relacionados com processos de aquisição;
• Conhecimento geral dos procedimentos, métodos e práticas da área administrativa;
• Capacidade de utilizar sistemas de arquivo, dados e procedimentos estabelecidos;
• Atenção ao detalhe e capacidade de verificar dados e informações quanto à sua integridade e exatidão;
• Conhecimento de ferramentas informáticas utilizadas nas atividades administrativas diárias;
• Capacidade de utilizar programas de escritório, sistemas de informação e equipamentos administrativos;
• Boa capacidade de comunicação com funcionários, clientes e público;
• Capacidade de utilizar terminologia específica relacionada com os programas da organização.

Competências essenciais

• Conhecimento básico da área de atuação e dos procedimentos e responsabilidades dos programas e funcionários;
• Capacidade de definir prioridades e cumprir prazos;
• Capacidade de trabalhar de forma eficaz e profissional em ambientes diversos e multiculturais;
• Boa capacidade de organização e atenção aos detalhes.

Resolução de problemas

O profissional deverá ser capaz de:

• Identificar problemas rotineiros para os quais existem procedimentos ou soluções previamente estabelecidos;
• Detetar erros de forma rápida e precisa;
• Resolver problemas que possam causar pequenas interrupções ou custos dentro da unidade de trabalho.

Supervisão

• A posição não possui responsabilidade de supervisão de outros funcionários;
• O trabalho será realizado sob supervisão próxima, com instruções detalhadas e acompanhamento frequente;
• Normalmente, o profissional reportará ao Senior Administrative Officer.

Requisitos de formação e experiência

• 12ª classe / Ensino Secundário completo ou equivalente internacional;
• Pelo menos 3 anos de experiência em funções administrativas, de escritório ou apoio clerical.

Qualificações

O candidato deve ser:

• Articulado e profissional;
• Capaz de comunicar de forma clara, positiva e eficaz com clientes, visitantes e funcionários;
• Organizado e atento aos detalhes.

Ambiente e exigências físicas

A função será desempenhada num ambiente típico de escritório e exige:

• Utilização prolongada de computador;
• Trabalho repetitivo com teclado;
• Capacidade de permanecer sentado ou em pé durante períodos prolongados;
• Capacidade de levantar ou transportar objetos de até aproximadamente 4,5 kg (10 lbs).

Ferramentas tecnológicas

O profissional utilizará:

• Computador ou laptop;
• Microsoft Office 365;
• SharePoint;
• Skype, Zoom e Microsoft Teams;
• Telemóvel e outras tecnologias móveis;
• Equipamentos comuns de escritório.

Viagens

As viagens associadas à função serão inferiores a 10% do tempo de trabalho.

Salário

A faixa salarial anual prevista para esta posição é de:

USD 17.000 – 21.000 por ano

O valor da oferta dependerá de diversos fatores, incluindo:

• Experiência profissional relevante;
• Formação académica;
• Equidade salarial interna;
• Valores praticados no mercado;
• Orçamento disponível para a posição.

Estimativa mensal equivalente: aproximadamente USD 1.417 – 1.750 por mês, antes de impostos e outras deduções.

Perfil ideal do candidato

Esta é uma posição particularmente direcionada para profissionais com experiência em administração, receção, atendimento ao público, gestão de documentos, compras, logística de escritório, organização de reuniões e apoio a viagens. O domínio de ferramentas Microsoft Office e a capacidade de comunicação profissional são componentes importantes do perfil.