Vaga para (3) Assistentes Administrativos (m/f)

A Fundação AVSI está a recrutar 3 Assistentes Administrativos (m/f) para integrar a equipa do Projecto SPOM, assegurando o funcionamento administrativo, logístico, de comunicação e de segurança dos escritórios distritais.

Os profissionais seleccionados serão responsáveis por garantir a segurança do pessoal, das instalações e dos bens, bem como assegurar que as equipas de campo disponham, atempadamente, dos recursos, meios e serviços necessários para a implementação das actividades, em conformidade com os procedimentos internos, o orçamento aprovado e as políticas da Fundação AVSI.

Terão igualmente a responsabilidade de representar o escritório junto das autoridades locais, fornecedores, parceiros e visitantes.

1. Vagas disponíveis

• Assistentes Administrativos (m/f) – 3 vagas.

2. Principais responsabilidades

Os profissionais seleccionados terão, entre outras, as seguintes responsabilidades:

Gestão administrativa e financeira

• Gerir o fundo de maneio, manter o livro de caixa e enviar mensalmente a prestação de contas ao escritório de Nampula;
• Preparar e verificar a documentação de suporte das despesas, em conformidade com os procedimentos da AVSI e os requisitos do doador;
• Acompanhar contratos locais e pagamentos dos serviços do escritório;
• Apoiar a gestão administrativa do pessoal e a organização de formações, reuniões e eventos;
• Manter o arquivo físico e digital devidamente organizado.

Aprovisionamento e gestão logística

• Consolidar pedidos de compra, solicitar cotações e realizar compras locais dentro dos limites autorizados;
• Gerir o armazém e manter actualizado o inventário de bens e equipamentos;
• Planificar e controlar a utilização de viaturas e motorizadas;
• Organizar a logística de missões e visitas, mantendo uma lista de fornecedores locais fiáveis.

Comunicação e visibilidade

• Assegurar o funcionamento dos meios de comunicação do escritório e a circulação de informação com o escritório de Nampula;
• Recolher fotografias e testemunhos das actividades realizadas;
• Garantir a visibilidade institucional da AVSI e da ENI.

Segurança e relacionamento institucional

• Actuar como ponto focal de segurança do escritório, acompanhando a situação no distrito;
• Controlar os movimentos das equipas, reportar incidentes e realizar briefings de segurança;
• Manter boas relações com as autoridades locais, parceiros e fornecedores;
• Cumprir o Código de Ética e as políticas da AVSI, incluindo PSEAH, Salvaguarda da Criança, AAP, anticorrupção e protecção de dados.

3. Requisitos académicos

Os candidatos deverão possuir:

• Licenciatura em Administração, Gestão, Contabilidade, Finanças, Economia, Logística ou áreas afins;
• Grau académico obtido numa instituição de ensino de reconhecido mérito.

4. Experiência e competências profissionais

São exigidos ou valorizados os seguintes conhecimentos e competências:

• Experiência na gestão de fundos de maneio, livros de caixa e prestação de contas;
• Experiência em aprovisionamento, incluindo solicitação de cotações, compras locais, gestão de armazéns e inventários;
• Conhecimento dos procedimentos e requisitos de conformidade dos doadores (constitui vantagem);
• Boa capacidade de organização, rigor na documentação e gestão de arquivos;
• Domínio dos programas Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Outlook;
• Capacidade de resolver problemas informáticos básicos;
• Capacidade de coordenar viaturas, fornecedores e a logística de missões;
• Conhecimento dos procedimentos de segurança, incluindo check-in/check-out e reporte de incidentes;
• Formação em segurança (constitui vantagem);
• Boa capacidade de comunicação e relacionamento com autoridades locais, parceiros e fornecedores;
• Capacidade de articulação e coordenação com o Governo, organizações não-governamentais nacionais e internacionais e outros intervenientes;
• Capacidade de trabalhar de forma autónoma e proactiva;
• Disponibilidade para viajar regularmente para o campo;
• Boa capacidade de organização, planificação e flexibilidade;
• Elevado sentido de responsabilidade, iniciativa e capacidade de trabalhar sob pressão;
• Atenção aos detalhes e cumprimento de prazos;
• Espírito de equipa e boas relações interpessoais;
• Flexibilidade para trabalhar em situações exigentes e cumprir horários, por vezes, irregulares;
• Disponibilidade imediata.

5. Valores e princípios institucionais

Os candidatos deverão demonstrar:

• Integridade e compromisso com os princípios éticos;
• Respeito pelas políticas de PSEAH, Salvaguarda da Criança e protecção de dados;
• Identificação com os princípios metodológicos e valores da Fundação AVSI;
• Compromisso com a inclusão, a não discriminação e a igualdade de oportunidades.

6. Informações adicionais

• Instituição: Fundação AVSI;
• Projecto: SPOM;
• Vaga: Assistente Administrativo (m/f);
• Número de vagas: 3;
• Área: Administração e Logística;
• Local de trabalho: Escritórios distritais do Projecto SPOM.

7. Igualdade de oportunidades

A Fundação AVSI aplica, durante o processo de selecção, os princípios de inclusão e não discriminação, garantindo igualdade de oportunidades a todos os candidatos, independentemente do sexo, idade, etnia, nacionalidade, orientação sexual, identidade de género, estado civil, crença religiosa, deficiência ou pertença a outras categorias protegidas.