As Nações Unidas estão a recrutar ASSISTENTE ADMINISTRATIVO em Moçambique
Contexto e Enquadramento
O Secretário-Geral das Nações Unidas lançou, em 1 de janeiro de 2019, uma reforma global ambiciosa que reposicionou o Sistema de Desenvolvimento da ONU, com vista a prestar um apoio mais eficaz e eficiente para alcançar a Agenda 2030 e os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS).
No âmbito desta reforma, os Escritórios do Coordenador Residente da ONU (UN RCO), sob a liderança de um Coordenador Residente independente e fortalecido — a mais alta autoridade do Sistema de Desenvolvimento da ONU e representante do Secretário-Geral ao nível nacional — apoiam os países na concretização das suas prioridades de desenvolvimento e na consecução dos ODS.
A presente vaga está localizada no Escritório do Coordenador Residente em Pemba, Moçambique, e reporta ao Oficial Sénior de Coordenação do Desenvolvimento e Planeamento Estratégico/Chefe de Gabinete e Líder de Equipa.
Estágio profissional
Responsabilidades
Dentro dos limites da autoridade delegada, o titular da função irá interagir com colaboradores de diferentes unidades organizacionais, visitantes e representantes de Missões Permanentes, do Sistema Comum da ONU, de outras organizações internacionais e de ONG. As suas principais funções incluem:
- Executar um vasto leque de tarefas administrativas e de apoio ao escritório.
- Responder ou redigir respostas a correspondência e outras comunicações rotineiras; utilizar software de processamento de texto para elaborar relatórios e documentos complexos.
- Monitorizar processos e prazos relacionados com produtos, tarefas e saídas da unidade; verificar a receção e conformidade de documentos, aprovações e assinaturas exigidas.
- Compilar e organizar informação e materiais de referência para relatórios, planos de trabalho, estudos, reuniões e conferências.
- Elaborar relatórios estatísticos e administrativos através de diferentes bases de dados.
- Rever e editar documentos para garantir correção gramatical, estilo e conformidade com normas estabelecidas.
- Atender chamadas e visitantes; responder a pedidos de informação de complexidade média e encaminhar consultas específicas para o pessoal competente.
- Prestar apoio administrativo e logístico a reuniões, comités e conferências.
- Auxiliar na manutenção de websites, digitalizando e publicando documentos.
- Preparar materiais de apresentação com recurso a software adequado.
- Gerir agendas e calendários, comunicando alterações relevantes à equipa.
- Proceder a introdução e extração de dados.
- Registar, distribuir e acompanhar correspondência e outros documentos.
- Atualizar e manter listas de distribuição, preparar e disseminar relatórios e materiais, coordenar serviços de impressão, tradução e envio.
- Realizar tarefas administrativas gerais, incluindo marcações, gestão de ausências e preparação de documentos administrativos (requisições, ordens de compra, pedidos de viagem, contratos, autorizações de despesa, pedidos de visto, etc.).
- Organizar e manter ficheiros físicos e eletrónicos.
- Apoiar na utilização de software e equipamentos de escritório.
- Orientar funcionários menos experientes sobre processos administrativos e aplicações informáticas.
- Recolher e analisar dados para identificar tendências e apresentar resultados através de gráficos, tabelas e relatórios, recorrendo a métodos de visualização de dados para apoiar a tomada de decisão.
- Garantir que os requisitos e informação de base para análises de dados estão devidamente documentados.
- Executar outras tarefas conforme solicitado.
Competências
- Profissionalismo: Conhecimento sólido em apoio administrativo e gestão de escritório. Capacidade de aplicar regulamentos e políticas administrativas, financeiras e de recursos humanos da ONU. Demonstra rigor profissional, cumprimento de prazos, compromisso com resultados e resiliência perante desafios. Compromisso com a igualdade de género.
- Planeamento e Organização: Capacidade para definir prioridades, estabelecer metas claras, alocar tempo e recursos adequados, antecipar riscos e ajustar planos conforme necessário.
- Orientação para o Cliente: Considera todos os destinatários como “clientes” e procura compreender as suas necessidades. Mantém relações produtivas, acompanha desenvolvimentos relevantes e assegura uma comunicação eficaz sobre progressos e desafios.
Requisitos de Qualificação
Educação
- É exigido diploma do ensino secundário completo ou equivalente.
- Formação adicional em recursos humanos, administração, finanças, auditoria, gestão de escritório, receção/front office ou organização de eventos será considerada uma mais-valia.
Experiência Profissional
- Pelo menos 3 anos de experiência progressiva em funções administrativas, de gestão de escritório, finanças, recursos humanos, receção ou organização de eventos.
- Para candidatos com licenciatura, a experiência mínima é reduzida em 2 anos.
- Experiência em funções de apoio executivo/administrativo em organismos da ONU, embaixadas ou organizações internacionais é desejável.
- Experiência com bases de dados e análise de dados é valorizada (mínimo de 1 ano em análise de dados ou área relacionada será considerado um ativo).
Idiomas
- Fluência em Inglês e Português (oral e escrito) é obrigatória.
- Conhecimentos de Francês ou de línguas locais constituem uma vantagem.
Prazo para Candidaturas
21 de agosto de 2025
Marcado como: Nações Unidas Moçambique
Localização: Pemba
