OIM Moçambique

Descrição da Função

São aceites candidaturas internas e externas. Para todas as vagas da OIM, as candidaturas de candidatos qualificados e elegíveis de primeira categoria são consideradas antes das candidaturas de segunda categoria. Para efeitos deste concurso, os candidatos internos são considerados de primeira categoria.

Contexto

Sob a supervisão geral do/a Responsável de Recursos Humanos, em estreita coordenação com o/a Responsável de Gestão de Recursos e sob supervisão direta do/a Assistente Sénior de Recursos Humanos, o/a titular desempenhará funções de receção e outras tarefas administrativas para a Missão da OIM em Moçambique, em Maputo.

Responsabilidades

Funções de Receção:

• Receber visitantes, identificar o propósito da visita e encaminhar para a pessoa ou entidade adequada;
• Atender chamadas, fornecer informações relevantes e encaminhar imediatamente as chamadas para os colaboradores certos. Responder a pedidos de informação rotineiros e registar chamadas e visitas importantes, incluindo mensagens a transmitir;
• Receber, filtrar e assegurar a entrega atempada de toda a correspondência (entradas e saídas), incluindo faxes;
• Manter atualizados os contactos telefónicos de agências da ONU, entidades governamentais, embaixadas, ONGs e outras organizações parceiras da OIM;
• Atualizar o diretório telefónico da OIM Moçambique;
• Assegurar que a receção e a sala de reuniões se encontram limpas e organizadas;
• Gerir reservas e organização da sala de reuniões;
• Comunicar de imediato à Segurança e à Direção qualquer chamada ou visita indesejada ou com carácter de ameaça;
• Identificar fornecedores, beneficiários, técnicos e outros visitantes relevantes;
• Distribuir o correio recebido na OIM Maputo para os respetivos destinatários;
• Atuar como ponto focal no processo de pedidos de cartões de identificação da ONU para todos os colaboradores, em coordenação com o ponto focal do UNDSS. Garantir que todos os colaboradores possuem cartão válido e manter registo atualizado para reporte mensal ao/a RMO.

Outras funções administrativas:

• Gerir pagamentos mensais de despesas correntes do escritório, incluindo, entre outros: contas telefónicas, jornais, fornecimento de água potável, expedições (DHL), refrescos para reuniões, material de escritório e controlo de pragas;
• Manter um sistema de arquivo eficiente relacionado com as tarefas;
• Executar quaisquer outras funções que lhe sejam atribuídas.

Qualificações

Educação:

• Licenciatura em Administração, Relações Públicas, Gestão ou Secretariado, obtida em instituição académica acreditada, com pelo menos um ano de experiência profissional relevante; ou
• Ensino secundário completo em instituição acreditada, com três anos de experiência profissional relevante.

Experiência:

• Experiência prévia em funções de receção/front desk, secretariado e/ou operador de central telefónica;
• Experiência anterior em procedimentos administrativos e de apoio administrativo;
• Experiência prévia em organizações internacionais ou agências da ONU constitui uma vantagem.

Competências

• Excelente capacidade de comunicação escrita e oral;
• Conhecimento dos princípios e práticas de atendimento ao cliente;
• Orientação para o serviço ao cliente, com postura educada e cortês em qualquer situação; capacidade para lidar com clientes/visitantes difíceis e manter a calma sob pressão;
• Domínio de aplicações Microsoft (Word, Excel, Outlook) e outros softwares relevantes;
• Capacidade de operar sistemas de telecomunicações (telefone, fax, central, etc.);
• Excelentes competências interpessoais;
• Proatividade, atenção ao detalhe e cumprimento de prazos;
• Eficiência e fortes competências organizacionais;
• Capacidade para gerir prioridades e equilibrar exigências conflituosas;
• Compromisso e conhecimento da missão e objetivos da OIM;
• Apresentação cuidada e profissional;
• Familiaridade com o ambiente de trabalho da OIM será considerada uma vantagem.

Idiomas

• Fluência em inglês e português.

As línguas oficiais da OIM são o inglês, francês e espanhol.
O nível de proficiência exigido será avaliado no processo de seleção, podendo incluir provas escritas e/ou orais.

Marcado como: OIM Moçambique

Localização:Maputo

Para se candidatar a esta vaga visite fa-evlj-saasfaprod1.fa.ocs.oraclecloud.com.