Descrição da Vaga

A AIDS Healthcare Foundation (AHF), é uma das maiores organizações que fornece cuidados médicos para o HIV/SIDA no mundo, e em 2017 iniciou as suas operações em Moçambique. A nossa missão é fornecer uma medicina inovadora e advocacia, independentemente da capacidade de pagamento.

A AHF Moçambique pretende recrutar um Oficial Administrativo, baseado em Quelimane.

Responsabilidades:

Apoio Administrativo ao Programa Nacional:

• Prestar apoio administrativo abrangente ao Programa Nacional, assegurando o funcionamento eficiente de todas as unidades clínicas em Moçambique, particularmente nas províncias de Nampula e Zambézia.
• Sub supervisão do Chefe de Operações Presta apoio administrativo ao(a) Gestor(a) do Programa Nacional; responde a solicitações administrativas do Escritório de Moçambique; e coordena e agenda compromissos, reuniões e visitas com parceiros externos de forma atempada.
• Coordenar reuniões e teleconferências regulares e pontuais; envia lembretes, elabora e distribui atas e grelhas de pontos de ação, e redige as atas de todas as reuniões por teleconferência da AHF.
• Manter um calendário anual das atividades clínicas e bloqueia as datas para todos os eventos importantes.

Gestão de Férias e Registo de Ponto:

• Administrar o sistema de gestão de ausências, assegurando que as folhas de ponto são entregues corretamente e dentro dos prazos, em conformidade com as diretrizes da organização.
• Gestão do arquivo, armazenamento e segurança de documentos:
• Gerir a reparação e manutenção de equipamentos informáticos e outros equipamentos de escritório, como fotocopiadoras, scanners, etc.
• Gerir a reparação e manutenção dos equipamentos de escritório e informática, garantindo que estão sempre em bom estado de funcionamento.
• Gerir os materiais de escritório e produtos de copa (inclui pedidos, distribuição, etc.) e facilitar o processo de pagamento aos fornecedores.
• Efetuar o registo e o processamento corretos dos pedidos de aquisição, encomendas, entregas, faturas, recibos e pagamentos, de acordo com as diretrizes financeiras da AHF.
• Responder a solicitações dos clientes internos, garantindo que os assuntos são tratados prontamente e que as ações corretivas necessárias são tomadas.
• Garantir que todos os pedidos de aquisição para compras de maior valor estão de acordo com as políticas e procedimentos da AHF (ex: 3 orçamentos, etc.)
• Garantir que todas as encomendas e comprovativos de entrega estão anexados às faturas antes da aprovação para pagamento.
• Apoiar a equipa nacional na pré-qualificação de potenciais fornecedores e criação de uma base de dados.
• Administrar e gerir o fundo de maneio, assegurando conformidade com as diretrizes financeiras da AHF e um registo preciso.
• Organizar viagens, reservas/hospedagem/aluguer de viaturas para todo o pessoal.
• Responsável pela segurança e limpeza do escritório.
• Verificar os pagamentos dos serviços administrativos – fotocópias, fornecimento de energia, consumíveis de escritório, etc.
• Gerir a receção em todos os seus aspetos: atendimento telefónico, receção de visitantes, distribuição de correspondência, organização de envios/serviços de estafeta, etc.
• Supervisionar os/as auxiliares de limpeza e motoristas das clínicas, assegurando um funcionamento eficiente e o cumprimento dos padrões exigidos.

Gestão de Inventário e Ativos

• Apoiar a equipa nacional na reconciliação de ativos.
• Garantir que todos os ativos em Nampula e Zambézia estão devidamente etiquetados, identificados com a marca e registados no PANDA e no FAR.
• Manter o inventário atualizado.

Gestão Logística e de Frota

• Garantir que todos os veículos e motorizadas da AHF são devidamente mantidos de acordo com o calendário de manutenção.
• Supervisionar os motoristas e garantir que a lista de verificação diária é preenchida antes de cada deslocação ao terreno.
• Garantir que todas as deslocações são planeadas dentro de um plano de viagens, assegurando uma utilização eficiente das viaturas.

Participação em Reuniões/Comités da AHF:

• Participar nas reuniões gerais relevantes da AHF.

Formação Académica e/ou Experiência:

• Licenciatura em Administração, Contabilidade, Finanças, Ciências Sociais ou em outra área relacionada, obtida em instituição reconhecida
• Pelo menos Três anos de experiência relacionada em trabalho administrativo em ONG;
• Uso do MS Office (Word, Excel, PowerPoint); MS Outlook; conhecimento prático de MS Project é preferencial;
•  Capacidade de computer taxas, rácios e percentagens e desenhar e interpreter gráficos de barras;
• Fluência em Português e inglês;
• Excelentes habilidades interpessoais, organizacionais e de gestão.
• Deve ter a capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos.

Proficiência Linguística e outras habilidades:

• O candidato deve ter boas habilidades de comunicação escrita, oral e interpessoal em português;
• Conhecimento de Inglês é uma vantagem;
• Capacidade de leitura e interpretação de documentos como regras de segurança, instruções de funcionamento e manutenção e manuais de procedimentos/directrizes clínicas/técnicas e protocolos;
• Capacidade de redigir relatórios e correspondência de rotina;
• Capacidade de falar efectivamente perante grupos de utentes ou trabalhadores da organização

Processo de candidatura:

Exigências:

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae;
• Cópias de Documentos e Cartas de Referência relevantes.

Os interessados devem enviar as suas candidaturas para os escritórios da AHF Moçambique, na Avenida Cahora Bassa No 46, Bairro Sommershield, Cidade Maputo ou para o email: hr.mozambique@ahf.org, indicando no assunto: “Oficial Administrativo” .

DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 12 horas do dia 2 de Setembro de 2025.

Notas: serão somente contactados os candidatos seleccionados. Encoraja-se a candidatura de residentes locais.

As candidaturas para as Vagas na AHF Moçambique não se pagam. Denuncie caso tenha que pagar para concorrer para as nossas vagas.